Polityka czystego biurka – co oznacza i jak wprowadzić ją w swoim biurze

Cześć, to znowu ja – Dokrates!

Dzisiaj chciałbym opowiedzieć Ci o bardziej praktycznej stronie ochrony danych osobowych. Przybliżę Ci temat

i dam kilka porad, jak możesz w prosty sposób zwiększyć bezpieczeństwo danych w

.

Na co uważać?

Przetwarzanie danych osobowych powinno wiązać się z podjęciem kroków, mających na celu zapewnienie im należytego

. Pewnie kojarzy Ci się to przede wszystkim z zastosowaniem zabezpieczeń, takich jak oprogramowanie antywirusowe czy szafa zamykana na klucz - więcej o środkach ochrony możesz przeczytać również w tym wpisie:

. Rzadko jednak mówi się o procedurach i prostych nawykach, które w znaczący sposób mogą zmniejszyć ryzyko związane z przetwarzaniem. Jedną z nich jest właśnie polityka czystego biurka. Zgodnie z jej zasadami pracownicy powinni zwracać uwagę, czy

, co stwarza ryzyko ich nieumyślnego ujawnienia lub nawet utraty.

Należy minimalizować ryzyko zapoznania się z danymi przez osoby nieupoważnione, takie jak osoby sprzątające czy klienci odwiedzający biuro (

). W takim wypadku ważne jest zwłaszcza sprzątnięcie biurka po skończonej pracy. W miarę możliwości chowaj nośniki danych do szafek czy szuflad, najlepiej zamykanych na klucz – w szczególności, jeśli są to dane newralgiczne. Z doświadczenia wiem też, że powrót do pracy przy czystym i uporządkowanym biurku jest zwyczajnie przyjemniejszy i mniej stresujący! Miejsca szczególnie narażone na

, takie jak sekretariat, powinny podlegać

. W pomieszczeniach tych nie powinny być przetwarzane dane takie jak zwolnienia lekarskie pracowników, zawierające informacje o stanie zdrowia czy inne dane szczególnych kategorii. Jeśli chcesz dowiedzieć się nieco więcej na ich temat, zapraszam cię do jednego z moich poprzednich wpisów:

Z polityką czystego biurka wiążą się jeszcze dwie inne: polityka

oraz polityka

. Zasady są analogiczne: po zakończeniu korzystania z urządzeń zadbaj, aby drukowane lub kopiowane dokumenty nie pozostawały na nich dłużej, niż to konieczne – zwłaszcza jeśli są to urządzenia wykorzystywane przez wiele osób lub znajdują się na korytarzu.

Opisane przeze mnie sposoby wymagają tak naprawdę jedynie

, które na dłuższą metę w znaczący sposób zwiększają bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Jeżeli temat ten jest dla Ciebie zagadką, a w kwestii RODO masz zaległości, zachęcam Cię do skorzystania z mojego

: znajdują się w nim wzory wymaganych przez rozporządzenie dokumentów, w tym Polityki Ochrony Danych, które po dokładnym i prawidłowym wypełnieniu mogą stanowić podstawę do przedstawienia instrukcji ochrony danych osobowych dla wszystkich Twoich pracowników! To już wszystko na dziś. Mam nadzieję, że pomogłem!

Dokrates