Dziś chciałbym Wam przybliżyć pewien obowiązek, jaki musicie spełnić, jeśli prowadzicie rekrutację. Chodzi o
obowiązek informacyjny, który musi zostać spełniony wobec kandydatów– i to niezależnie od tego, czy rekrutacja prowadzona jest na stanowisko z umową o pracę, czy też z umową cywilnoprawną / B2B.
Na pewno słyszeliście o czymś takim jak polityka prywatności. Ten dokument jest zamieszczany na stronie internetowej właśnie po to, aby spełnić obowiązek informacyjny, z tym że jest on spełniany wobec użytkowników Waszego serwisu czy sklepu internetowego – pisałem o tym tutaj:
Polityka prywatności - co w niej zawrzeć?. O polityce prywatności często się mówi, stąd wielu przedsiębiorców sądzi, że jeśli ją zamieści na swojej stronie internetowej, to spełnia już wszystkie wymogi RODO związane z informowaniem o przetwarzaniu danych osobowych. Niestety, zapomina się o tym, że
obowiązek informacyjny należy spełnić wobec każdej osoby, której dane przetwarza administrator– nie są to więc tylko użytkownicy serwisu czy sklepu internetowego, ale także np. Wasi pracownicy czy kandydaci aplikujący na oferowane przez Was stanowisko pracy. O czym powinniście więc poinformować kandydata? Przede wszystkim o jego
uprawnieniach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych. Chodzi tu np. o prawo do żądania usunięcia czy poprawienia danych, a także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. O niektórych uprawnieniach osoby, której dane są przetwarzane, pisałem już tu:
Prawo dostępu do danych – na czym polega?, Przenoszenie danych osobowych – nowe prawo z RODO,RODO – Co z tą zgodą?.
Przekazywanie informacji
Powinniście także wskazać
cel i okres przetwarzania danych, a także poinformować kandydata o możliwych
odbiorcach jego danych(a więc np. o hostingodawcy, na którego serwerze będą przechowywane dokumenty aplikacyjne kandydata). Jeśli odbiorca danych osobowych będzie przetwarzał przekazane mu przez Was dane
poza obszarem EOG(np. na serwerach znajdujących się w Stanach Zjednoczonych), o tym również będziecie musieli poinformować kandydata. Listę wymaganych informacji, przedstawioną w przyjaznej formie, znajdziecie w
checkliście, którą przygotowali moi przyjaciele z Legal Geek. Ale to nie wszystko. Informacje te należy przekazać kandydatowi w sposób
zwięzły, w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, a do tego
jasnym i prostym językiem. W RODO te wymogi są kilkukrotnie podkreślane, co wyraźnie wskazuje na to, że przekazanie informacji w odpowiedni sposób jest bardzo istotne. O ile przejrzyste i zrozumiałe poinformowanie kandydata o Waszych danych kontaktowych jest proste, to jednak przekazanie innych informacji może okazać się problematyczne. Trudności mogą pojawić się np. przy informowaniu o okresie przetwarzania danych, odbiorcach danych czy przekazaniu danych do przetwarzania poza obszar EOG. Z tego względu powinniście dobrze przemyśleć, w jaki sposób sformułować te informacje tak, aby kandydat je zrozumiał.
Obowiązek informacyjny należy spełnić podczas pozyskiwania danych. Jak więc to zrobić w odniesieniu do kandydatów na stanowisko pracy? Najlepiej
zamieścić w ogłoszeniu o pracę odpowiednią klauzulę informacyjnąlub odnośnik do niej. Pamiętajcie, że rekrutacja jest procesem, w którym możecie się spotkać z rozgoryczeniem ze strony tych kandydatów, których zgłoszenia rozpatrzycie negatywnie. Z tego względu warto zabezpieczyć się przed ewentualnymi zarzutami, m.in. poprzez rzetelne spełnianie obowiązków nakładanych na Was przez przepisy prawa, w tym RODO. Dlatego właśnie właściwe poinformowanie kandydata o przetwarzaniu jego danych jest tak istotne.
Jeśli stworzenie odpowiedniej klauzuli informacyjnej wydaje Ci się trudne, nie martw się – od tego właśnie masz mnie! <strong>Dzięki mojej pomocy wykreujesz zgodny z RODO dokument w zaledwie kilka sekund.</strong> <div style="border: 1px dashed #017f98; margin-top: 20px; margin-bottom: 20px; padding: 10px;"><a href="https://kreator.legalgeek.pl/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Kliknij tutaj, by wygenerować <strong>klauzulę informacyjną w rekrutacji!</strong></a></div>
To wszystko na dziś, życzę Ci owocnych rekrutacji i powodzenia w stosowaniu przepisów RODO!
Twój Dokrates